建立以企业 IM 为中心的沟通协作模式

蚊子前端博客
发布于 2022-11-27 12:46
如果有条件的话,一定要更换成企业级的沟通协作软件,比如企业微信、钉钉、飞书等。因为这些企业 IM 不只是单纯的聊天沟通,他更是一个完整的协作平台。

现在还有不少的中小企业,因为各种各样的原因,还会使用微信、QQ 等偏个人的沟通工具,来进行工作上的交流。但微信、QQ 等毕竟是属于个人的账号,在工作中,进行沟通协作时,还是有很多的不便。

我建议各个公司,如果有条件的话,一定要更换成企业级的沟通协作软件,比如企业微信、钉钉、飞书等。因为这些企业 IM 不只是单纯的聊天沟通,他更是一个完整的协作平台。

有的老板会觉得,在微信上沟通不是挺好的吗?而且好多同事关系都在微信上了,迁移会很麻烦。但越是有这种想法,在后期替换的成本也就越高。因为随着团队的壮大和公司内各个基础服务的完善,若不及时迁移的话,会有更多的人员和服务被绑定在微信上。

我建议使用企业协作沟通软件,而不是微信、QQ 等个人交流软件,主要也是基于以下几点的考虑。

1. 人员管理方便且更注重隐私

在企业 IM 中,所有的成员都是在后台统一管理的,人员的信息、架构、权限等,管理起来更加方便。

在通讯录中,公司所有人员的信息,都是实名制的,理论上都是公开透明的,可以看到每个人真实的姓名、头像和所属部门。在多人协作沟通上会方便很多。比如我想找某个同学沟通相关工作,我不必一定有某个人的微信才行,我只需要去通讯录中找到该同学即可。甚至于,我们都不一定找到具体的某个人,定位到该部门,也能解决不少问题。而在微信上,很多同学的头像昵称比较生活化,比如有的用动漫人物做头像,有的用动物,有的用孩子照片做头像;而昵称上也是多种多样。在成员的确认上会增加一些负担。

而且,微信、QQ 等是属于个人的私人账号,可能也会因各种原因产生被封禁的风险。若该账号被封禁后,那他在工作交流中,就会存在很多不便之处。要么得等到解封,要么就得重新注册一个新的账号。

2. 各平台更加聚焦

企业 IM,他是一个完整的协作平台,将各个平台进行打通。我们可以把多平台集成进去,至少可以放置一个该平台的入口。即所有的工作都在这个企业 IM 上就可以完成。即实现工作的沉浸式体验,不必在各个系统之间来回切换。

我们使用微信沟通,就意味着无法将公司内的各个平台聚焦起来,无法形成一个比较好的聚合平台,比较分散。想要做什么工作,还得专门去寻找这个平台。

其实可以把飞书等这类企业 IM 理解为在云端构建了一个工作平台,把所有的工作场景都整合在一个平台上,最大程度降低「切换成本」,把「沉浸式」的爽感做出来了。

3. 消息订阅方便

我们在工作中,需要很多的平台进行辅助,当这个平台上有数据发生变动时,需要及时地通知到相关人员,比如服务器的告警、错误率的告警、禅道平台上的需求变动等等。各种的企业 IM 均提供了很多接入通知订阅的接口,方便不同平台功能的接入。提升了各个平台之间的协作效率。

但微信在接入通知上就很不方便。

4. 信息更加安全

在微信、QQ 等相对个人的通讯交流软件中,很多信息都是因为办公和生活没分开,导致信息发错、或者是使用文件传输助手等,造成信息上的泄露传播。

而使用企业 IM,则所有的信息都是保留在企业端,不存在发送到公司外部的情况。同时,即使有人恶意截图传播,也可以通过各种明水印、暗水印等技术手段进行追踪,方便查找责任人。避免了公司内信息的泄露和传播。

目前也有很多国企、央企等企业,转为使用企业 IM,如央视、国家最高检察院、中国石油、中国银行等。这也证明了这些第三方企业 IM 的隐私保护能力,是能够得到这些国央企的认可的。

5. 企业账号的体系

当有新成员加入到当前企业后,就会自动拥有该企业的账号,公司内所有的内部系统,都以企业账号进行关联,可以把知识沉淀到公司内,而不用随着个人的账号进行流转。同时,当他离职,离开这个企业时,他任何所加入的群聊,会自动全部退出,司内的任何系统和资料,他也都无法继续登录使用。避免了隐私问题,和公司资产的流失。

我们以企业微信为例,在企业微信中办公的企业,在使用如腾讯文档相关的产品时,默认是以该员工的企业账号登录的,并且该账号创建的文档,默认是对该公司内所有的企业账号开放权限的,而且只有该公司的企业账号才有权限。而是用个人账号创建的文档,如果权限放的太大,就可能存在泄露的风险,让外部的人看到;若权限管的太死,在人员变动时,又得手动增减人员,很麻烦。

现在几乎所有的企业 IM 都提供了员工认证的 API,然后可以基于这些 api 实现满足自己公司的独立的认证系统。其他的内网网站都可以跳转到这个认证系统上进行认证,通过后,再调回刚才的网站。避免了各种私人信息的出现。

我在文章里并没有刻意地去宣传哪个企业 IM 更好,大家都要去安装使用那个。我举的企业微信的例子,也是我更了解他,其他的软件,我也至少浅尝辄止。

最后,还是回到前面的一段话:我建议各个公司,如果有条件的话,一定要更换成企业级的沟通协作软件,比如企业微信、钉钉、飞书等。因为这些企业 IM 不只是单纯的聊天沟通,他更是一个完整的协作平台。

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